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Um personalisierte E-Mails, Briefe und Terminerinnerungen mit OUTREACH|IT an Act! Kontakte zu versenden, bedarf es einiger kleiner Schritte, die jedoch nur ein oder zwei Mal getätigt werden müssen. Danach kann man das Feld kopieren und in ein anderes Template übernehmen oder man kopiert das Template und ändert schlicht Text und Bilder ab. Letzteres ist empfehlenswert, da dann ein Template nicht immer wieder von Null gebaut werden muss. 

Zunächst müssen Sie sich das Anrede Feld in Act! anschauen. Dieses Feld ist in der Standardmaske von Act! in der Kontakt Detailansicht enthalten. 

Im Deutschen gibt es mehrere Möglichkeiten eine Anrede zu beginnen. Typischerweise gilt Sehr geehrter Herr…, Sehr geehrte Frau… für Business Kontakte. Damit Geschlecht und Name in der Anrede im Template berücksichtigt wird muss im Template der Anfang von der Anrede (Sehr geehrte…,) stehen. Damit alternativ bei persönlichen Kontakten auch Lieber [Name] oder Liebe [Name] geschrieben werden kann muss in Act! der Rest der Anrede möglichst neutral hinterlegt sein. Dann wird je nach Kontakt das passende Ende angefügt. Die Anrede besteht also aus folgenden Teilen:

Sehr geehrt er Herr [Name]

Sehr geehrt e Frau [Name]

Lieb er Herr [Name]

Lieb e Frau [Name]

 

In Act! muss also die Anrede jeweils angepasst werden. Bei weiblichen Kontakten muss e Frau Mustermann, bei männlichen Kontakten entsprechend er Herr Mustermann eingetragen werden. Im OUTREACH|IT Template muss dann hinterlegt werden, dass die zwei Blöcke (oben schwarz und orange) zusammengeführt werden. Für diese Einstellung befolgen Sie bitte die Schritte unten. 

1. In Act! sicherstellen, dass das Anredefeld richtig befüllt ist. Standardmäßig fügt Act!, bei Eingabe des Kontakt Namens, nur den Vornamen in das Anredefeld. Diese Einstellung können Sie ändern. Falls Sie schon bestehende Kontakte haben müssen Sie diese entweder händisch anpassen oder die Kontakte exportieren, die Anredefeld Einstellungen ändern und beim re-import wird das Anredefeld entsprechend der Einstellungen befüllt. Näheres erfahren Sie in unseren Schulungen. 

2. OUTREACH|IT öffnen und ein Template öffnen.

3. Im Template zur Field List Ansicht wechseln

4. Klicken Sie dann in der liste mit der rechten Maustaste in die Feldliste.

(1) Contacts – hier werden alle Kontaktdaten Felder, die Sie in Act! haben aufgelistet.

(2) Add Calculated Field – klicken Sie hier um ein neues kalkuliertes Feld einzufügen

(3) Edit Calculated Fields – klicken Sie hier um ein bestehendes kalkuliertes Feld zu bearbeiten.

Um hier weiter zu machen klicken Sie bitte auf (3)

 

 5. Ein Assitenzfenster öffnet sich

(1) Add – Fügen Sie ein neues kalkuliertes Feld hinzu und geben Sie einen Namen dafür ein

(2) Remove – löschen Sie ein bestehendes ausgewähltes kalkuliertes Feld

(3) Expression – wählen Sie diese Menüoption aus damit (4) erscheint. Hier wird das kalkulierte Feld definiert.

(4) […] – klicken Sie hier drauf damit sich der Definitionsassitent öffnet.

 

6. Der Expression Editor öffnet sich damit Sie die Einstellungen für das Feld auswählen können. 

 

Fügen Sie oben im Feld den folgenden Block ein:

Concat(Replace(concat(‚Sehr geehrt‘,[C_Salutation]), ‚,‘ “), ‚,‘)

Mit ‚OK‘ speichern Sie die Einstellung

 

Hier sind folgende Befehle enthalten:

Concat(Replace(concat(‚Sehr geehrt‘,[C_Salutation]), ‚,‘ “), ‚,‘)

Die Klammern werden von innen nach außen befolgt. Der rot markierte Teil – concat(‚Sehr geehrt‘,[C_Salutation]) – bedeutet „Verbinde Sehr geehrt mit dem Feldinhalt“. In diesem Fall ist der Feldinhalt [C_Salution] also die Anrede.

Die zweite Klammer – Replace     , ‚,‘ “ – Löscht ein mögliches Komma am Ende von der Anrede. In unserer Datenbank ist die Anrede mal mit und mal ohne Komma gepflegt. Um Sicher zu gehen, dass bei der Anrede im Template ein einziges Komma steht und nicht möglicherweise zwei müssen alle Anredeformen auf eine Version angepasst werden – in diesem Fall alle ohne Komma. Dieses Komma wird in dem nächsten Schritt angefügt, damit, falls kein Komma gepflegt ist, trotzdem eins angefügt wird. 

Die Anrede sieht nun so aus: Sehr geehrter Herr Mustermann

Die dritte Klammer – Concat    , ‚,‘ – fügt ein Komma an die Anrede. Diese sieht dann vollständig so aus: Sehr geehrter Herr Mustermann,

 

7. Nun können Sie jeweils mit OK speichern und das Feld ist nun in der Field List sichtbar. Sie können es nun per drag-and-drop in ihr Template einfügen. 

(1) Das Feld hat die Bezeichnung, die Sie ihm gegeben haben. Wenn das Template mit einem Job verarbeitet wird werden die aktuellen Act! Daten vom jeweiligen Kontakt eingefügt. Um die Einstellungen abzuschließen, klicken Sie bitte doppelt in das kalkulierte Feld und geben Sie „Sehr geehrte…,“ ein.

(2) Wenn Sie die Anrede ändern möchten wählen Sie bitte das Kalkulierte Feld wieder in der Field List mit der rechten Maustaste aus und klicken im Menü auf Edit Calculated Fields. Dies ist erforderlich wenn Sie eine andere Anrede wählen (zB Lieber Herr Mustermann) 

Gehen Sie dazu bitte zurück zu Schritt 6 und fügen stattdessen diesen Block ein:

Concat(Replace(concat(‚Lieb‘,[C_Salutation]), ‚,‘ “), ‚,‘)

Wie Sie sehen wird nur der erste Anredeblcok geändert. Entsprechend müssen Sie in Schritt 7 stattdessen den Inhalt des Feldes im Template zu „Liebe…,“ ändern. Besser ist es Sie erstellen pro Anrede ein kalkuliertes Feld, damit keine Fehler passieren. 

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