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Es gibt 5 verschieden Benutzerrollen in Act!. Jede dieser 5 Ebenen hat unterschiedliche Berechtigungen, welche wie folgt beschrieben werden:

Administrator

Die Administrator-Sicherheitsrolle ist für Benutzer bestimmt, die Zugriff auf alle Bereiche des Programmes benötigen. Beim Erstellen einer neuen Datenbank ist der erste Benutzer stets der Administrator (dies kann zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden). Administrator Nutzer haben die höchsten Zugriffsrechte. Diese Rechte sind vorbehalten für Benutzer, die für die Datenbankpflege, Sicherheitskopien erstellen und wiederherstellen sowie die generelle Datenbankverwaltung verantwortlich sind. Die einzige Einschränkung ist, dass Administratoren keinen direkten Zugriff auf die privaten Datensätze anderer Benutzer haben. Administatoren haben die Möglichkeit Kennwörter anderer Benutzer zu ändern.

Verwalter

Die Verwalter-Sicherheitsrolle erlaubt Zugriff auf alle grundlegenden Funktionen innerhalb des Programmes. Verwalter haben annähernd die gleichen Zugangsrechte wie Administratoren, sind aber eingeschränkt bei bestimmten Funktionen für die Datenbankverwaltung und -pflege. Verwalter haben den gleichen Zugriff wie Administratoren, außer auf die folgenden Optionen: Benutzer verwalten, Datenbank löschen, Datenbankpflege, Datenbank wiederherstellen, benutzerdefinierte Tabellen verwalten, und Protokolle einsehen/archivieren.

 

Standard

Die Standard-Sicherheitsrolle ist geeignet für Benutzer, die lediglich Ihrer eigenen Datensätze, Firmen und Gruppen erstellen oder ändern. Standard Benutzer brauchen Datensätze anderer Benutzer nicht zu verwalten. Standard Benutzer können Datensätze nur dann löschen, wenn sie auch der Datensatzverwalter sind. Standard Benutzer haben die Möglichkeit Menüs und Symbolleisten anzupassen sowie Berichte und Vorlagen zu modifizieren. Sie können jedoch keine neuen Felder erstellen oder Layouts entwerfen. Des weiteren können Standard Benutzer keine Remote Datenbank Synchronisation aufsetzen.

 

Eingeschränkt

Eingeschränkte Benutzer haben beschränkten Zugriff auf die Datenbank. Ein Benutzer mit der Sicherheitsrolle Eingeschränkt ist in der Lage neue Kontakte zu erstellen, Tätigkeiten zu planen und Verkaufschancen zu erstellen. Sie können ebenso Tätigkeitsabfolgen planen und Berichte generieren. Sie können jedoch keine Firmen oder Gruppen erstellen bzw. Datensätze löschen, selbst wenn sie der Datensatzverwalter sind. Des weiteren können Eingeschränkte Nutzer keine Veränderungen an Menüs, Symbolleisten und Layouts vornehmen. Eingeschränkte Nutzer haben dennoch Zugriff auf alle E-Mail und Fax Funktionen.

Durchsuchen

Nutzer mit dieser Sicherheitsrolle haben die meisten Einschränkungen. Sie können lediglich Informationen in der Datenbank einsehen. Sie können keinerlei Änderungen vornehmen. Nutzer mit der Sicherheitsrolle Durchsuchen haben allerdings Zugriff auf Berichte und alle Textverarbeitungsfunktionen. Alle anderen Funktionen sind für diese Benutzer ausgeschalten.

Systemverwalter

Diese Sicherheitsrolle ist ab Act! Version v21.1 neu verfügbar. Diese neue Rolle verleiht Systemadministratoren, IT-Support-Teams, ACCs und Hosting-Partnern den eigenen Zugriff um Wartungsarbeiten auf Act! Datenbanken ausführen zu können. Diese Sicherheitsrolle beansprucht die Benutzerzahl ihrer Benutzerlizenz nicht und der Zugriff beschränkt sich auf Wartungs- und Verwaltungsfunktionen wie Datenbankfreigabe, Datenwiederherstellung und das Prüfen deren Integrität gewährleistet. Dabei können keine Datenbankeinträge eingesehen, erstellt, bearbeitet, gelöscht oder angepasst werden. Systemverwalter haben spezifisch das Recht Teams zu verwalten, Datenbanken zu sperren/entsperren, Kennwortrichtlinien zu verwalten, Datenbanken zu überprüfen/reparieren, Datenbanken zu sichern, wiederherzustellen und zu verschieben, und das Konfigurieren des Act! Schedulers, Website-Administration und den Act! Benachrichtigungen.

Hinweis: Nutzer mit den Sicherheitsrollen Eingeschränkt oder Durchsuchen können keine Datenbank Synchronisation vornehmen.

Zusätzlich können benutzerdefinierte Zugriffsrechte vom Administrator für Verwalter und Standard Benutzer gewährt werden. Dies erlaubt den Benutzern zusätzliche Aufgaben innerhalb von Act! zu erledigen. Diese benutzerdefinierten Zugriffsrechte sehen wie folgt aus:

Kontakte

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Kontakte erstellen/bearbeiten
X
X
X
X
„Meine Kontakte“ löschen
X
X
X
Datensätze von anderen Benutzern löschen
X
X
Kontaktdaten verschieben
X
X
Datensätze anderer Nutzer verwalten
(Datensatzverwalter und Zugriffsberechtigung ändern)
X
X
Sekundäre Kontakte konvertieren1
X
X

X

 1 Standard Benutzer können Sekundäre Kontakte nur dann konvertieren, wenn sie der Datensatzverwalter für den Hauptkontakt sind.

 

Verkaufschancen

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Verkaufschancen erstellen/bearbeiten
X
X
X
X
„Meine Verkaufschancen“ löschen
X
X
X
Verkaufschancen von anderen Benutzern löschen
X
X
Vertriebsprozesse bearbeiten
X
X
Produktlisten bearbeiten
X
X
Verkaufschancen anderer Benutzer verwalten
(Datensatzverwalter und Zugriffsrechte ändern)
X
X

Firmen

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Firmen erstellen/bearbeiten
X
X
X
Kontakte zu Firmen hinzufügen / verlinken* X X X    
„Meine Firmen“ löschen
X
X
X
Firmen anderer Benutzer löschen
X
X
Firmen anderer Benutzer verwalten
(Datensatzverwalter ändern)
X
X

*Standard Benutzer können nur Kontakte zu Firmen hinzufügen, wenn sie auch der Datensatzverwalter des jeweiligen Kontaktes sind.

Gruppen

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Gruppen erstellen/bearbeiten
X
X
X
„Meine Gruppen“ löschen
X
X
X
Kontakte zu Gruppen hinzufügen* X X X    
Gruppen anderer Benutzer löschen
X
X
Gruppen anderer Benutzer verwalten
(Datensatzverwalter ändern)
X
X

*Standard Benutzer können Kontakte nur zu Gruppen hinzufügen, zu denen Sie auch Zugriff haben.

Tätigkeiten

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
„Meine Tätigkeiten“ erstellen/bearbeiten/löschen
X
X
X
X
Benutzerdefinierte Tätigkeitstypen verwalten
X
X
Prioritäten-Liste verwalten
X
X
Ressourcen verwalten
X
X
Tätigkeiten im Outlook aktualisieren
X
X
X
X
Ereignisse planen/bearbeiten
X
X
Kalenderzugriff gewähren
(cannot be removed)
X
X
Planen für…(andere Benutzer)
X
X
Planen für…(wenn Kalender-Zugriff gegeben wurde)
X
X
X
X

Tätigkeitsabfolgen

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Tätigkeitsabfolge planen
X
X
X
X
Tätigkeitsabfolge erstellen/bearbeiten
X
X
X
Eigene Tätigkeitsabfolge löschen
X
X
X
Tätigkeitsabfolge nanderer Nutzer löschen
X
X
Tätigkeitsabfolgen anderer Nutzer verwalten
(Datensatzverwalter ändern)
X
X

Berichte

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Berichte generieren
X
X
X
X
X
Bericht-Vorlagen erstellen/bearbeiten
X
X
X
Eigene Bericht-Vorlagen löschen
X
X
X
Bericht-Vorlagen anderer Nutzer löschen
X
X

Kommunikation

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
E-Mail freigeben
X
X
X
X
Telefon Wahlhilfe freigeben
X
X
X
X
Textverarbeitung freigeben
X
X
X
X
Textverarbeitungsvorlagen erstellen/bearbeiten
X
X
X

Datenaustausch

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Daten-Import
X
X
Daten-Export
X
X
Nach Excel exportieren X X X

Individualisierung

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Zugriff auf den Layout-Designer
X
X
Anpassung der Menüs und Symbolleisten
X
X
X

Benutzerverwaltung

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Benutzer verwalten
X
X
Kontakte / Tätigkeiten / Verkaufschancen neu zuweisen
X
X
Teams verwalten
X
X
X

Datenbank-Verwaltung

Administrator
Manager
Standard
Restricted
Browse
Systemverwalter
Installation eines Act! Updates
X
X
X
X
Zugriff auf all Datensätze, welche nicht als Privat markiert sind
X
Datenbank sperren/entsperren
X
X
X
Datenbank löschen
X
Datenbankpflege
X
X
Protokolle einsehen / archivieren
X
Felder definieren
X

X

Benutzerdefinierte Tabellen verwalten
X
Sicherungskopie der Datenbank erstellen
(beinhaltet keine Remote Datenbank)
X
X
X
Sicherungskopie der Datenbank wiederherstellen
(beinhaltet keine Remote Datenbank)

X

X
Kriterien der Dubletten-Suche einstellen
X

X

Aktivieren / Deaktivieren von Datei-Anhänge / E-Mails an die Datenbank anzufügen
X
Aktivieren / Deaktivieren der Erlaubnis Notizen/Historien zu bearbeiten
X

X

Einstellungen für Namen anpassen
X

X

Firmenoptionen festlegen
X

X

Synchronisation

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Synchronisation aktivieren
X
X
Synchronisation starten (Nur auf Remote-Datenbanken)
(remote database only)
X X X
Synchronisationseinstellungen verwalten
X
X
Auswahlliste verwalten
X
X
X
Verwaltung der Synchronisationseinstellungen für Geräte anderer Nutzer
X
X
X

Online Zugriff

Administrator
Verwalter
Standard
Eingeschränkt
Durchsuchen
Systemverwalter
Installation eines Act! Updates
X
X
Internet Zugriff
X
X
X
X
X
X

Datensatz Sicherheitsstufe:

Die Sicherheitseinstellungen auf der Datensatz-Ebene kontrollieren die Zugriffsrechte auf die Datensätze in der Act! Datenbank. Der Datensatzverwalter hat die Möglichkeit Datensätze als Privat zu kennzeichnen. Diese Datensätze sind dann für andere Nutzer nicht aufrufbar. Private Daten sind nur für den jeweiligen Datensatzverwalter zugänglich. Selbst Benutzer mit der Rolle Administrator können keine privaten Daten einsehen.

 

Kontakte:
Kontakte sind einzigartig und haben drei Sicherheitseinstellungen: Öffentlich, Privat und Einschränken.

Öffentlich

Öffentliche Kontakte können von allen Benutzern eingesehen werden

 

Privat

Private Kontakte können nur von dem jeweiligen Datensatzverwalter eingesehen werden, der dem Datensatz zugeteilt ist. Administratoren können private Kontakte anderer Benutzer nicht einsehen. Ein privater Kontakt hat als Standardeinstellung auch private Notizen, Historien, Tätigkeiten und Verkaufschancen.

Einschränken

Eingeschränkter Zugriff erlaubt dem Datensatzverwalter den Zugriff auf den Datensatz auf bestimmte Nutzer/Teams einzuschränken. Wenn ein Benutzer von der Zugriffsliste entfernt wird, so hat der Benutzer weiterhin offenen Zugriff auf bestehende Tätigkeiten und Verkaufschancen dieses Kontaktes. Wenn Sie jedoch diese Tätigkeit erledigen oder eine Verkaufschance ändern, so dass eine Historie erstellt wird, bekommen Sie eine Meldung, dass Sie eine Historie für einen Kontakt erstellen, auf den sie keinen Zugriff mehr haben. Wenn ein Benutzer einmal von der Zugriffsfliste des Kontaktes entfernt wurde, kann dieser keine neuen Tätigkeiten oder Verkaufschancen mit diesem Kontakt mehr erstellen.

Hinweis: Hinweis: Eingeschränkter Zugriff ist nur in Act! Premium erhältlich.

Haben Sie noch Fragen zu den Benutzer Berechtigungen?

Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Zentrale:    +49-(0)8282-800-40-20

Leipzig:      +49-(0)341-3315-78-30

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